Speos est une entreprise belge active dans la génération, la production et l’envoi de documents, tels que les factures, fiches de paie, …, via tous les canaux disponibles : papier, e-mail, Doccle, e-box, Peppol, portail client_ etc. Sur le secteur de la santé, speos est le spécialiste dans l’accompagnement de pôles hospitaliers pour la gestion de leur flux de communication administrative et fi nancière, avec plus d’une vingtaine de références. Speos dispose d’une offre de service dédiée au secteur hospitalier, afin de les accompagner dans leur migration digitale.
Ceci comprend:
- Un envoi optimisé en fonction des préférences du patient
- La récolte pro-active de données (ex. : adresse e-mail) et de consentements pour migrer vers la facturation digitale
- Des interfaces sécurisées spécialement développées en fonction des besoins du monde hospitalier, comprenant
l’accès à la facture, le paiement et téléchargement de celle-ci, l’accès à l’historique de facturation, etc.
Cette solution a été développée sur base d’une étude approfondie des besoins des établissements de santé.
Déjà près de 30% de factures digitalisées
en quelques mois.
Propos recueillis auprès de Jérôme Vandercappellen, expert en innovation digitale chez speos
Pouvez-vous nous présenter plus en détails la société speos?
J. V. : Depuis plus d’une dizaine d’années, notre entreprise s’est engagée dans la transformation digitale pour répondre aux défis rencontrés par nos clients. Speos a progressivement répondu à la demande de ses clients en les aidant à migrer vers des solutions digitales pour l’envoi de documents administratifs et financiers. Pour cela, nous connectons nos clients à diverses plateformes telles que eBox (une plateforme gouvernementale), Doccle, Zoomit, et utilisons des solutions telles que les SMS, et des e-mails avec accès sécurisé au document. Nous sommes le prestataire qui offre le plus grand nombre de solutions digitales dans ce domaine !
Ces dernières années, speos a opéré un changement de stratégie majeur. Comment se traduit-il ?
J. V. : Depuis plus d’une dizaine d’années, notre entreprise s’est engagée dans la transformation digitale pour répondre aux défis rencontrés par nos clients. Speos a progressivement répondu à la demande de ses clients en les aidant à migrer vers des solutions digitales pour l’envoi de documents administratifs et financiers. Pour cela, nous connectons nos clients à diverses plateformes telles que eBox (une plateforme gouvernementale), Doccle, Zoomit, et utilisons des solutions telles que les SMS, et des e-mails avec accès sécurisé au document. Nous sommes le prestataire qui offre le plus grand nombre de solutions digitales dans ce domaine !
Quels sont les enjeux de la production et de la gestion des flux de documents dans un établissement de santé?
J. V. : Les enjeux relatifs aux établissements de santé sont nombreux. Tout d’abord, il est crucial de simplifier les processus administratifs, souvent complexes en raison de la multitude de logiciels et d’outils utilisés en interne. Externaliser ces processus tel que speos le propose permet de les simplifier. Ensuite, le secteur hospitalier est particulièrement affecté par les problèmes de flux de trésorerie. Les factures hospitalières sont rarement payées en priorité par les destinataires des documents, et le délai de traitement interne des dossiers peut entraîner des retards, impactant fortement ainsi le cash-flow. Améliorer ce système est donc crucial pour les établissements hospitaliers soumis à des contraintes budgétaires de plus en plus strictes
UN ENVOI OPTIMISÉ EN FONCTION DES PRÉFÉRENCES DU PATIENT.
Quelles sont les spécificités du secteur de la santé dans la production et la gestion de documents ?
J. V. : Les hôpitaux traitent des informations très sensibles, nécessitant un strict contrôle d’accès. La complexité administrative entraîne l’utilisation de multiples outils internes, rendant le processus de communication sortante moins linéaire. De plus, les délais d’envoi de documents sont souvent longs, parfois de plusieurs mois, ce qui peut entraîner des expériences client dégradées. Enfin, récolter les données pertinentes pour la communication digitale est complexe. Les desks d’accueil hospitaliers sont souvent surchargés et n’ont pas les outils pour récolter ces données, comme tout simplement obtenir l’adresse e-mail ou le consentement du patient pour lui envoyer ses factures par courrier électronique
DES INTERFACES SÉCURISÉES SPÉCIALEMENT DÉVELOPPÉES EN FONCTION DES BESOINS DU MONDE HOSPITALIER.
Quelles innovations speos a-t-il apporté au secteur hospitalier ?
J. V. : speos a développé une solution de collecte proactive desconsentements et des adresses email. Les patients peuvent ainsi donner leur consentement et accéder à une plateforme sécurisée et personnalisée au nom de l’hôpital. Cette plateforme offre des fonctionnalités telles que la consultation, le paiement immédiat des factures et la gestion des préférences de communication. Nous pouvons également adapter ces fonctionnalités en fonction des besoins spécifiques de chaque hôpital si nécessaire. Cette solution éprouvée permet déjà en à peine 3 mois d’atteindre un taux de digitalisation de près de 30%, apportant des gains financiers immédiats. Il est important de noter que ce service est également conçu pour minimaliser l’effort des équipes ICT de nos clients
UNE ÉTUDE APPROFONDIE, DIRECTEMENT SUR LE TERRAIN, DES BESOINS DU MONDE HOSPITALIER.
Comment garantissez-vous le traitement totalement sécurisé de toutes ces données sensibles ?
J. V. : speos est certifié ISO 9001 et surtout ISO 27001, la norme en matière de sécurité de l’information. Des contrôles réguliers sont dès lors opérés à tous les niveaux de l’entreprise pour assurer une gestion totalement sécurisée des données.
