À partir du 1er janvier 2026, les entreprises belges devront se conformer à une nouvelle règle concernant la numérisation de leurs factures. Le processus standard d’envoi de documents papier sera dématérialisé grâce à l’e-facturation ou facturation électronique. L’e-facturation présente de nombreux avantages. Et il n’est pas forcément nécessaire d’attendre l’entrée en vigueur officielle de cette nouvelle mesure. Speos peut facilement mettre en œuvre une solution d’e-facturation adaptée à vos besoins dès maintenant.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
Envoyer un e-mail avec une facture au format PDF, partager un lien vers une plateforme où le destinataire peut télécharger une facture… Autant d’exemples simples d’e-facturation. À la base, ce terme désigne la dématérialisation des documents de facturation dans le but d’améliorer l’efficacité des échanges et des transactions commerciales. Cela consiste à remplacer les documents papier classiques par des versions électroniques qui peuvent également être formatées et converties. La facturation électronique implique donc l’envoi d’un fichier de machine à machine et non plus de main à main.
À un niveau un peu plus avancé, l’e-facturation fait référence à la distribution de documents via un réseau sécurisé et réglementé. Cela présente de nombreux avantages pour les entreprises. Un document arrive par exemple directement dans le système de comptabilité du destinataire quelques minutes après avoir été envoyé, ce qui accroît la rapidité et l’efficacité. Le risque d’erreur est également limité, car le nombre d’opérations manuelles est réduit. De plus, la transparence est de mise sur l’ensemble du flux. Vous voyez quand un document a été reçu, quelles étapes ont déjà été réalisées, si le format a été modifié, etc. Parfois, il est même possible de donner du feedback. De quoi rectifier immédiatement le tir si le destinataire a une remarque à formuler sur une facture.
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol est un réseau international sécurisé qui permet aux entreprises de partager des documents électroniques cruciaux avec toute personne enregistrée sur le réseau. Peppol est l’acronyme de Pan European Public Procurement On-Line. Ciblant à l’origine le secteur public, ce réseau s’est depuis étendu au secteur privé.
La Belgique a choisi Peppol comme réseau que les entreprises doivent utiliser pour se conformer à la nouvelle réglementation relative à l’e-facturation. À partir du 1er janvier 2026, il sera obligatoire d’utiliser le réseau Peppol pour l’envoi de factures B2B. Aucune période de transition n’est prévue. Notre pays suit ainsi une directive européenne qui stipule que tous les États membres de l’UE doivent instaurer ce système d’ici 2028. Le nouveau système devrait contribuer à gérer les coûts, protéger le chiffre d’affaires et réduire l’écart de TVA. Un rapport de la Commission européenne révèle en effet qu’en 2021, les États membres sont collectivement passés à côté de 60 milliards d’euros de recettes TVA, la part de la Belgique s’élevant à 2,5 milliards d’euros.
L’e-facturation avec speos
La mission de speos consiste à accompagner les clients dans leur transformation digitale. Et cela inclut la facturation électronique. Nous nous voulons dès lors un guichet unique, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises qui traitent des volumes de factures complexes et importants. Par ailleurs, notre système particulièrement souple est rapide à déployer. La solution e-Facturation comprend plusieurs composants qui permettent de répondre efficacement aux besoins des entreprises.
Aujourd’hui, nous répondons en interne à toutes les exigences en matière d’e-facturation. Pour ce faire, nous avons récemment repris B2Boost, une société belge spécialisée dans la numérisation des processus d’entreprise. Elle nous apporte l’expertise nécessaire pour soutenir des projets d’envergure tant nationale qu’internationale.
N’attendez pas 2025
Janvier 2026 semble encore loin, mais vous devez vous préparer à temps pour vous conformer à la nouvelle réglementation. Heureusement, vous pouvez compter sur l’expertise interne de speos en matière de Peppol pour vous aider à mettre votre entreprise en conformité et à profiter directement des avantages de l’e-facturation. Franchissez le cap dès à présent, surtout si la majeure partie de vos factures sont établies entre entreprises belges. D’autant plus que les délais de mise en œuvre proposés par les fournisseurs de services risquent de s’allonger l’année prochaine.
Dès que vous aurez identifié le volume escompté, le type de clients auxquels vous facturez et le format de fichier que vous pouvez générer, nous élaborerons une solution. Nous déterminerons le coût et le délai de mise en œuvre en fonction de la complexité de la conversion des fichiers sortants vers les formats Peppol.
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