Office Manager

Voici vos responsabilités

• Mettre en place, en bonne entente avec la réceptionniste du matin, un accueil professionnel des visiteurs au bureau et une gestion professionnelle des appels téléphoniques entrants; assurer l’accueil des visiteurs et la gestion des appels l’après-midi ;
• Assurer la gestion des badges et des accès au bâtiment selon les règles et normes de sécurité en vigueur dans l’organisation ;
• Mettre en place et assurer un support administratif à la gestion des correspondances entrantes et sortantes ainsi qu’à la gestion des transporteurs pour les envois de la Production en manuel ;
• En collaboration avec les Services Généraux, veiller à l’approvisionnement (fournitures de bureau, économat…), à la bonne tenue et au bon fonctionnement du bureau, des salles de réunion et des équipements non IT ;
• En soutien aux collègues des Ressources Humaines et selon les besoins, contribuer au suivi administratif du recrutement, à l’accueil des nouveaux collègues, à la gestion des demandes et questions du personnel ou aux projets RH ;
• Contribuer à faciliter la communication entre les différents départements, à organiser réunions ou événements internes et externes, à rédiger et diffuser les communications internes via divers canaux (TV, outil…), à archiver la documentation interne ;
• Selon les besoins, fournir un support administratif au service Financier, par exemple dans le cadre du suivi administratif des fournisseurs, des institutions publiques et financières, des réservations de voyages d’affaire…;
• Identifier et proposer des améliorations pour les processus administratifs, définir et mettre en place des procédures pour améliorer la bonne tenue, l’efficacité et la productivité du bureau.

Votre profil 

• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps et des urgences
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à résoudre les problèmes
• Bonnes compétences en communication orale et écrite, et de bonnes relations interpersonnelles
• Une très bonne connaissance du français, néerlandais et anglais
• Un bon esprit d’équipe
• Flexibilité, maturité et discrétion
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, logiciels de gestion)
• Capacité à travailler de manière autonome, à prendre des initiatives et les mener à bien
• Orienté efficacité des processus et outils

Notre offre

Un salaire compétitif en fonction de votre expérience et de nombreux avantages sociaux (chèques-repas, CLA 90, assurance groupe, assurance hospitalisation, …).

En outre, nous vous offrons

• Beaucoup d’autonomie et de flexibilité dans un poste qui a un impact direct sur l’activité croissante de speos.
• Un rôle stimulant, en pleine mutation, avec de nombreux défis, opportunités et projets innovants.
• Une équipe dynamique dans une entreprise à la culture familiale !
• Une ambiance, une collégialité et une convivialité uniques à la culture speos.

Pourquoi speos?

speos est un fournisseur de services innovant pour l’externalisation de flux de documents sortants et un leader sur son marché. speos fait partie du groupe bpost depuis 2001, mais garde sa propre culture et identité. Aujourd’hui, nous comptons 220 membres dans notre famille, notre CEO connaît le prénom de tous les collaborateurs et se concentre sur le bien-être de ses employés. Vous travaillerez pour nous dans une équipe diversifiée composée de collègues très talentueux, où il y a de la place pour les idées, l’initiative et le développement professionnel !