speos is een Belgische onderneming die zich specialiseert in het genereren, produceren en versturen van documenten zoals facturen en loonfiches … en dat via alle beschikbare kanalen, zoals papier, e-mail, Doccle, e-box, Peppol, klantenportaal en noem maar op. Met ruim twintig referenties is speos de bevoorrechte partner van de gezondheidssector bij het ondersteunen van ziekenhuiscentra met het beheren van hun administratieve en financiële communicatiestromen. Om de ziekenhuissector te helpen bij de digitale transitie, beschikt SPEOS over een specifiek dienstenaanbod:
- geoptimaliseerde verzending volgens de voorkeuren van de patiënt
- proactieve gegevensinzameling (bv. e-mailadressen) en instemming met de migratie naar digitale facturen
- beveiligde interfaces die specifi ek ontwikkeld werden met het oog op de behoeften van de ziekenhuiswereld. Ze omvatten toegang tot de factuur, betaling en downloaden ervan, facturatiehistoriek… Deze oplossing werd uitgewerkt op basis van een grondig onderzoek naar de behoeften van de gezondheidsinstellingen.
Na enkele maanden zijn al bijna 30%
van de facturen gedigitaliseerd.
Interview met Jérôme Vandercappellen, expert in digitale innovatie bij speos
Kunt u ons speos wat concreter voorstellen?
Jérôme Vandercappellen: de onderneming is opgericht in 1985. Ze is ondertussen marktleider in haar sector en gespecialiseerd in het genereren en versturen van financiële en administratieve documenten. Speos kan de grootste Belgische organisaties als referenties voorleggen, zowel openbare als privéondernemingen. Vanwege onze geïndustrialiseerde productieprocessen gelden we binnenkort al zo’n 40 jaar als de alom erkende speler. We zijn voor 100% een dochteronderneming van de bpostgroup.
De voorbije jaren is speos voor zijn belangrijkste strategie een andere richting ingeslagen. Hoe manifesteert zich dat?
J.V.: sinds een tiental jaar gaat onze onderneming de weg van de digitale transformatie op, om tegemoet te komen aan de uitdagingen waarvoor onze klanten zich geplaatst zien. Speos heeft stap voor stap antwoorden gevonden voor de vragen van zijn klanten en helpt hen bij de migratie naar digitale oplossingen voor de verzending van hun administratieve en financiële documenten. Daartoe verbinden we onze klanten met uiteenlopende platformen zoals eBox (platform van de overheid), Doccle, Zoomit en gebruiken we oplossingen als sms en e-mail, met beveiligde toegang tot de documenten. We zijn de dienstverlener met het ruimste aanbod aan digitale oplossingen op dit vlak!
Welke zijn de uitdagingen bij de productie en het beheer van de documentenstroom in een gezondheidsinstelling?
J.V.: onze gezondheidsinstellingen staan voor tal van uitdagingen. Om te beginnen is het cruciaal om de administratieve processen te vereenvoudigen. Nu zijn die vaak complex door de veelheid aan software en tools die intern gebruikt worden. Door die processen uit te besteden, zoals speos voorstelt, kunnen we ze sterk vereenvoudigen. Ook krijgt de ziekenhuissector sterk af te rekenen met problemen met de cashflow. Ontvangers van een ziekenhuisfactuur zullen die maar zelden prioritair betalen en de tijd die nodig is om de betalingen intern te verwerken kan aanleiding geven tot vertragingen met een sterke impact op de cashflow. Die systemen verbeteren wordt op die manier cruciaal voor de ziekenhuisinstellingen, die geconfronteerd worden met almaar strakkere budgetbeperkingen
GEOPTIMALISEERDE VERZENDING VOLGENS DE VOORKEUREN VAN DE PATIËNT
Wat is er specifiek aan de gezondheidssector als het over de productie en het beheer van documenten gaat?
J.V.: ziekenhuizen werken met zeer gevoelige informatie, waarvoor een strikte toegangscontrole vereist is. De administratieve complexiteit leidt tot het gebruik van allerhande interne tools, wat het proces van de uitgaande communicatie minder lineair maakt. De termijnen voor de verzending van documenten zijn bovendien vaak lang, soms verscheidene maanden, hetgeen kan wegen op de klantervaring. Tot slot is ook het inzamelen van de relevante gegevens met het oog op de digitale communicatie een complexe aangelegenheid. Baliepersoneel en de mensen aan het ziekenhuisonthaal zijn vaak overbevraagd. Ze hebben niet de juiste tools om de nodige gegevens te verzamelen of om gewoon aan het e-mailadres te komen of aan de toestemming van de patiënt om de facturen elektronisch te versturen.
BEVEILIGDE INTERFACES DIE SPECIFIEK ONTWIKKELD WERDEN MET HET OOG OP DE BEHOEFTEN VAN DE ZIEKENHUISWERELD
Welke innovaties heeft speos in de ziekenhuissector ingevoerd?
J.V.: speos heeft een oplossing ontwikkeld om die goedkeuringen en adressen proactief te verkrijgen. De patiënten kunnen langs die weg hun toestemming verlenen en toegang krijgen tot een beveiligd en gepersonaliseerd platform op
naam van het ziekenhuis. Dat platform biedt als functionaliteit onder meer het raadplegen van de facturen, onmiddellijke betaling en beheer van de communicatievoorkeuren. We kunnen de functionaliteit waar nodig ook aanpassen aan de specifieke behoeften van elk ziekenhuis. Met deze beproefde oplossing kan op amper 3 maanden tijd tot 30% gedigitaliseerd worden, hetgeen een onmiddellijk financieel rendement tot gevolg heeft. Het is belangrijk om daarbij op te merken, dat deze dienst ook ontwikkeld werd om de ICT-teams van onze klanten te ontlasten.
EEN GRONDIG ONDERZOEK, RECHTSTREEKS OP HET TERREIN, NAAR DE BEHOEFTEN VAN DE ZIEKENHUISSECTOR.
Hoe garandeert u dat het geheel van al die gevoelige gegevens op een beveiligde manier wordt verwerkt?
J.V.: speos is gecertificeerd volgens ISO 9001 en vooral ISO 27001, dé norm op het vlak van informatiebeveiliging. Er vinden dus regelmatige controles plaats op alle niveaus in de organisatie, om een 100% veilig gegevensbeheer te garanderen.
