Vanaf 1 januari 2026 moeten Belgische bedrijven voldoen aan een nieuwe regel omtrent de digitalisering van hun facturen. Het standaardproces van het verzenden van papieren documenten zal worden gedematerialiseerd door middel van e-invoicing of elektronische facturatie. E-invoicing biedt heel wat voordelen. En je hoeft zelfs niet te wachten tot de nieuwe maatregel officieel van start gaat. Speos kan nu al eenvoudig een oplossing voor e-invoicing implementeren op maat van jouw behoeften.
Wat is e-invoicing?
Een e-mail versturen met een factuur in pdf-formaat, een link delen naar een platform waar de ontvanger een factuur kan downloaden … Dit zijn eenvoudige voorbeelden van e-invoicing. In de basis verwijst de term naar het dematerialiseren van facturatiedocumenten met als doel uitwisseling en zakendoen efficiënter te maken. Daarbij worden klassieke papieren documenten vervangen door elektronische versies die je ook weer verder kunt formatteren en converteren. Bij e-invoicing komt het er dus op neer dat een bestand van machine naar machine wordt gestuurd en niet meer van hand naar hand.
Op een iets geavanceerder niveau verwijst e-invoicing naar de distributie van documenten via een veilig en gereguleerd netwerk. Dit biedt heel wat voordelen voor bedrijven. Denk aan meer snelheid en efficiëntie waarbij een document al enkele minuten na verzending rechtstreeks binnenkomt in het boekhoudsysteem van de ontvanger. Het beperkt ook het risico op fouten aangezien er minder manuele handelingen nodig zijn. Bovendien is de hele flow transparant. Zo zie je wanneer een document is ontvangen, welke stappen er doorlopen zijn, of het formaat veranderd is, … Soms is het zelfs mogelijk feedback te geven. Op die manier kan je onmiddellijk bijsturen wanneer de ontvanger een opmerking heeft over een factuur.
Wat is Peppol?
Peppol is een veilig en internationaal netwerk dat het voor bedrijven mogelijk maakt om kritieke elektronische documenten te delen met iedereen die op het netwerk geregistreerd is. De naam staat voor Pan European Public Procurement On-Line. Oorspronkelijk lag de focus van Peppol op de publieke sector, maar intussen is het ook naar de private sector uitgebreid.
In België is Peppol gekozen als het netwerk dat bedrijven moeten gebruiken om te voldoen aan de nieuwe regelgeving omtrent e-invoicing. Vanaf 1 januari 2026 zal het Peppol-netwerk, zonder overgangsperiode, verplicht te hanteren zijn voor het versturen van B2B-facturen. Ons land volgt daarmee een Europese richtlijn die stelt dat alle EU-lidstaten tegen 2028 een dergelijk systeem moeten invoeren. Het nieuwe systeem moet helpen om de kosten te beheren, de omzet te beschermen en de btw-kloof te verminderen. Uit een rapport van de Europese Commissie blijkt immers dat alle lidstaten in 2021 gezamenlijk 60 miljard euro aan btw-inkomsten hebben mislopen. België heeft daarin een aandeel van 2,5 miljard euro.
E-invoicing met speos
Klanten begeleiden bij hun digitale transformatie, dat is onze missie bij speos. Daarom mag ook e-invoicing niet ontbreken in ons aanbod. Op die manier zijn we een one-stop-shop, wat bijzonder nuttig is voor bedrijven die met complexe en grote volumes facturen te maken krijgen. Bovendien is ons systeem wendbaar en kunnen we snel schakelen. Onze oplossing voor e-invoicing bestaat uit diverse componenten waarmee we efficiënt op je behoeften inspelen.
Vandaag bieden we alle vereisten rond e-invoicing in-house aan. Om dit mogelijk te maken, hebben we recent B2Boost overgenomen, een Belgisch bedrijf gespecialiseerd in het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Het geeft ons de expertise die nodig is om projecten zowel op nationaal als internationaal niveau te ondersteunen.
Wacht niet tot 2025
Januari 2026 lijkt nog verre toekomst, maar je moet je wel op tijd voorbereiden om aan de nieuwe regelgeving te voldoen. Gelukkig kunnen we bij speos, dankzij onze in-house expertise op het gebied van Peppol, helpen om je bedrijf compliant te maken zodat je meteen kunt genieten van de voordelen van e-invoicing. Zeker als de meerderheid van je volume uit facturen tussen Belgische bedrijven bestaat, loont het om de overgang nu al te maken. Er is bovendien een risico dat de wachttijden voor implementatie bij service providers volgend jaar hoog zullen oplopen.
Zodra je weet wat het volume is, naar welk type klanten je factureert, en welk outputformaat je kunt genereren, tekenen wij een traject naar een oplossing uit. Afhankelijk van de complexiteit om outputbestanden om te zetten naar Peppol-formaten, bepalen we kost en implementatietijd.
Meer weten? Ontdek hier alles over e-facturatie bij speos!
