HR Services Officer

Jouw missie

Instaan voor het operationeel beheer van alle HR-processen en zorgen voor een efficiënte, conforme en servicegerichte uitvoering gedurende de volledige medewerkerscyclus. Actief bijdragen aan de continue verbetering ervan om een performante, mensgerichte en kwalitatieve HR-dienstverlening te garanderen.

Administratieve en operationele taken uitvoeren met betrekking tot het personeelsbeheer, waaronder de back-up van het payrollproces, en nauw samenwerken met de verschillende HR-experten en proceseigenaars om het HR-beleid, de HR-processen en HR-projecten efficiënt uit te rollen.

Jouw verantwoordelijkheden

Als HR Services Officer bent u verantwoordelijk voor:

• Alle informatie met betrekking tot personeelsdossiers gedurende de volledige medewerkerscyclus correct en binnen de vooropgestelde termijnen verwerken (brieven, arbeidsovereenkomsten, addenda, sociale documenten, onboarding/offboarding, afwezigheden, ziekte, verlof, opleidingsinschrijvingen, loopbaan- en levensgebeurtenissen, enz.) om een professionele en mensgerichte dienstverlening aan medewerkers te garanderen en bij te dragen aan de voorbereiding van de loonverwerking.
• Instaan voor de HR-permanentie als eerste operationele aanspreekpunt voor medewerkers door informatie te verstrekken en vragen te beantwoorden (toelichting bij de sociale wetgeving, interne procedures en richtlijnen, eerstelijnsondersteuning voor het gebruik van interne tools, enz.) om een toegankelijke en klantgerichte HR-dienstverlening te verzekeren.
• De personeelsdossiers, HR-systemen en databanken (Mpleo, Protime, eBlox…) up-to-date houden volgens de vastgelegde governance, zodat de kwaliteit van de gegevens, de naleving van de sociale wetgeving, de interne procedures en de ISO-vereisten worden gewaarborgd.
• De administratieve HR-stromen coördineren tussen medewerkers, leidinggevenden en de leden van het People & Organisation-team om een tijdige opvolging en een hoge tevredenheid van de interne klanten te garanderen.
• De HR Payroll Officer ondersteunen door de afgesproken payrollactiviteiten uit te voeren volgens de loonkalender (loonvariabelen registreren en controleren, afwijkingen identificeren en corrigeren, eerstelijnsvragen van medewerkers beantwoorden en de opvolging met het extern sociaal secretariaat verzekeren), zodat de continuïteit van de dienstverlening tijdens afwezigheden of onbeschikbaarheid gegarandeerd blijft.
• De experten en proceseigenaars van het People & Organisation-team ondersteunen bij de operationele en administratieve uitvoering van hun beleid, processen en projecten, en zo bijdragen aan het succes van de HR-initiatieven.
• Verbeteringsvoorstellen formuleren en meewerken aan de implementatie ervan in overleg met de proceseigenaars, om de efficiëntie van de operationele HR-processen en de kwaliteit van het personeelsbeheer voortdurend te verhogen.
• Op de hoogte blijven van evoluties binnen HR, de arbeidsmarkt en de sociale wetgeving en bijdragen aan de nodige aanpassingen, zodat de HR-dienstverlening steeds in overeenstemming blijft met de geldende regelgeving en best practices.

Jouw profiel

Als HR Services Officer brengt u mee:

• Een bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring, aangevuld met 3 tot 5 jaar ervaring in een generalistische HR-functie of personeelsadministratie.
• Een goede kennis van de Belgische sociale wetgeving en de belangrijkste HR-processen.
• Sterke organisatorische vaardigheden en een uitstekende capaciteit om prioriteiten te stellen, te plannen en meerdere processen gelijktijdig te coördineren.
• Een nauwkeurige, gestructureerde en discrete manier van werken, met veel aandacht voor kwaliteit, vertrouwelijkheid en het respecteren van deadlines.
• Een sterke servicegerichtheid, uitstekende communicatieve vaardigheden en de motivatie om medewerkers dagelijks professioneel te ondersteunen.
• Een goede beheersing van de courante Microsoft Office-toepassingen (Word, Excel, Outlook en PowerPoint) en ervaring met HR-tools zoals Mpleo, Protime, eBlox of vergelijkbare systemen.
• Een analytische ingesteldheid waarmee u verbeterkansen detecteert en actief bijdraagt aan de continue optimalisatie van HR-processen.
• Het vermogen om zowel zelfstandig als in nauwe samenwerking met de verschillende stakeholders binnen de organisatie te werken.
• U spreekt Frans of Nederlands en beheerst de andere nationale taal goed.

Ons aanbod

• Een competitief salarispakket – met extralegale voordelen zoals een bedrijfswagen, winstdeelname, groeps- en hospitalisatieverzekering en maaltijdcheques.
• Veel autonomie en flexibiliteit om directe impact te hebben op de groei van speos.
• Een stimulerende rol in volle evolutie met veel uitdagingen, opportuniteiten en innovatieve projecten.
• Een dynamisch team binnen een familiale bedrijfscultuur!
• Een unieke sfeer, collegialiteit en gezelligheid.

Je komt terecht in een divers team van zeer getalenteerde collega’s, waar ruimte is voor ideeën, initiatief en professionele ontwikkeling.

Waarom speos?

Speos is een innovatieve en toonaangevende Belgische onderneming die oplossingen ontwikkelt om bedrijven te ondersteunen in geoptimaliseerde en veilige administratieve en financiële processen. Speos beheert alle aspecten van uitgaande documentstromen, van documentgeneratie tot distributie via gedrukte en digitale kanalen.

Het ultieme doel van speos is het succes van de administratieve en financiële processen van haar klanten te garanderen, zodat zij zich volledig kunnen focussen op hun core business.

De strategie van speos en de positie als dochteronderneming van de bpost-groep sinds 2001 maken van speos de nummer 1 referentie in België binnen dit expertisegebied. Deze erkenning danken we aan ons ambitieuze management, onze technologische knowhow van topniveau en onze bewezen klantendienst.