Office Manager

Je verantwoordelijkheden omvatten:

• In nauwe samenwerking met de ochtendreceptionist ervoor zorgen dat bezoekers op kantoor op een professionele manier worden begroet en dat inkomende telefoongesprekken professioneel worden afgehandeld; ervoor zorgen dat bezoekers ’s middags worden begroet en dat telefoongesprekken professioneel worden afgehandeld;
• Badges en toegang tot het gebouw beheren in overeenstemming met de veiligheidsregels en -normen van de organisatie;
• Opzetten en verlenen van administratieve ondersteuning voor het beheer van inkomende en uitgaande correspondentie, evenals het beheer van vervoerders voor handmatige productiezendingen;
• In samenwerking met de algemene diensten toezicht houden op de bevoorrading (kantoorbenodigdheden, commissariaat, enz.), het onderhoud en de goede werking van het kantoor, vergaderzalen en niet-IT-apparatuur;
• Ter ondersteuning van collega’s van Human Resources en indien nodig, bijdragen aan de administratieve follow-up van werving, verwelkomen van nieuwe collega’s, beheren van verzoeken en vragen van personeel of HR-projecten;
• Helpen bij het vergemakkelijken van de communicatie tussen de verschillende afdelingen, het organiseren van interne en externe vergaderingen en evenementen, het opstellen en verspreiden van interne communicatie via verschillende kanalen (tv, tools, enz.) en het archiveren van interne documentatie;
• Naar behoefte administratieve ondersteuning bieden aan de financiële afdeling, bijv. administratieve follow-up van leveranciers, openbare en financiële instellingen, boekingen van zakenreizen, enz;
• Identificeren en voorstellen van verbeteringen aan administratieve processen, definiëren en implementeren van procedures om de soepele werking, efficiëntie en productiviteit van het kantoor te verbeteren.

Jouw profiel:

• Uitstekende vaardigheden op het gebied van organisatie, tijd en beheer van noodsituaties.
• In staat om meerdere taken tegelijk te beheren en problemen op te lossen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie en interpersoonlijke vaardigheden.
• Zeer goede kennis van het Frans, Nederlands en Engels.
• Goede teamgeest.
• Flexibiliteit, maturiteit en discretie.
• Vaardigheid in kantoorautomatiseringstools (Microsoft Office, managementsoftware).
• Zelfstandig kunnen werken, initiatieven nemen en deze tot een goed einde brengen.
• Focus op efficiëntie van processen en tools.

Ons aanbod:

• Een competitief salaris in verhouding tot je ervaring en een brede waaier aan voordelen (maaltijdcheques, CAO 90, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, enz.)
• Daarnaast bieden we je
• Een grote mate van autonomie en flexibiliteit in een functie die een directe impact heeft op de groeiende business van speos.
• Een stimulerende, snel evoluerende functie met veel uitdagingen, opportuniteiten en innovatieve projecten.
• Een dynamisch team in een familiebedrijf!
• Een sfeer van collegialiteit en gezelligheid die uniek is voor de speos cultuur.

Waarom speos?

speos is een innovatieve dienstverlener voor de outsourcing van uitgaande documentstromen en leider in zijn markt. speos maakt sinds 2001 deel uit van de bpost groep, maar behoudt zijn eigen cultuur en identiteit. Vandaag tellen we 220 leden in onze familie, onze CEO kent ieders voornaam en focust op het welzijn van zijn medewerkers. Je komt bij ons te werken in een divers team van zeer getalenteerde collega’s, waar ruimte is voor ideeën, initiatief en professionele ontwikkeling!